La falta de tiempo nos agobia y no nos deja centrarnos en lo fundamental

La falta de tiempo nos agobia y no nos deja centrarnos en lo fundamental

Uno de los grandes males de la sociedad en que vivimos es que no nos deja tiempo para pararnos a pensar. Siempre estamos haciendo cosas, siempre tenemos reuniones o comidas de negocios o nos está llamando alguien. Esto de hecho se agrava enormemente con el modelo actual de hacer todo uno mismo. Si te fijas, hace unos años un señor tenía que hacer un viaje y lo único que tenía que hacer era comunicar esta necesidad a un empleado de su agencia de viajes de confianza, una persona especializada en pelearse con los sistemas de gestión de billetes que se encargaba de todo, y que en un santiamén, te resolvía tu necesidad. Igualmente si quería ir a un concierto o al fútbol o al cine, pagaba a otra persona, normalmente en taquilla, por gestionar la obtención de su entrada. De la misma manera, esta misma persona tenía contratada a una persona o una empresa que se encargaba de liquidar sus impuestos, llevar sus cuentas y que en general llevaba la relación con la Administración. En cambio, hoy en día, las empresas y la propia Administración pública nos proponen un nuevo enfoque: ellos nos dan una serie de herramientas teóricamente sencillas de manejar (normalmente web, ver por ejemplo los últimos avances de la Administración electrónica), y nosotros, a cambio de mejoras en la eficiencia y de costes más bajos, nos los guisamos y nos lo comemos nosotros solitos. Es decir, se tiende a eliminar los intermediarios para ahorrar a los usuarios esa parte de los costes. Lo cual está muy bien, se ahorra el coste de esa intermediación, y en muchos casos, aumenta la eficiencia y la corrección de las transacciones (al final, ¡nadie le pone tanto interés a tus asuntos como tú mismo!).

En resumen, la tendencia es a que cada persona nos ocupemos de nuestros asuntos de forma cada vez más directa y sin intermediarios ni ayudas. Y aunque esto tiene las ventajas que ya hemos mencionado (coste y eficiencia) también tiene asociados algunos inconvenientes. El principal: que no paras de dedicar tu tiempo a montones de cosas sobre las que no tienes apenas ningún conocimiento. Es decir, por un lado tienes que familiarizarte con la tarea que tienes que hacer (por ejemplo, si quieres liquidar un impuesto con Hacienda, tienes que informarte de los plazos y modalidades de liquidación), por otro lado tienes que familiarizarte con la herramienta que te propone la empresa/administración de turno (y aunque poco a poco, de manera casi inconsciente, se va avanzando en una homogeneización de estas herramientas, en algunos ámbitos, especialmente en la Administración pública, aún existen grandes disparidades), y por último, tienes que estar pendiente del avance del proceso (si por ejemplo solicitas un informe de la Administración, posiblemente tengas que: 1- solicitarlo, 2- cuando te digan, pagar las tasas, 3- cuando te digan, descargar o recoger el informe). ¿Te suena? Seguro que estás pensando, pues sí, vaya rollo y cuanto tiempo dedicado.

En efecto, ¡cuanto tiempo!. Si nos paramos a pensar, dedicamos infinitas horas a todos estos temas administrativos, lo que yo llamo tiempo de intermediación, o a otras tareas secundarias. Siempre hay algo que hacer, o recoger, o alguien a quien llamar o a quien no has visto en 3 meses y que no quieres o no deberías alejar así de tu vida. Es el típico fenómeno que le dicen “el árbol no te deja ver el bosque”. Es decir, tenernos que ocupar siempre nosotros mismos de los detalles de cada cosa nos impide centrarnos en aquellas tareas que son verdaderamente importantes para nosotros o para nuestras empresas, las que son estratégicas, las que importan a medio/largo plazo y son fundamentales para nuestra supervivencia.

Así que, visto el problema, os propongo algunas soluciones que, al menos en mi caso, se han mostrado efectivas (aunque, como yo suelo decir, ¡siempre hay margen de mejora!).

Saca tiempo para reflexionar

Párate a reflexionar sobre aquello que es fundamental

Párate a reflexionar sobre aquello que es fundamental

En primer lugar, me parece fundamental ser capaces de, a intervalos regulares, detraer algo de tiempo de nuestras ocupaciones del día a dia para poder reflexionar en profundidad sobre: qué queremos en el medio y largo plazo, cómo y con qué medios vamos a lograrlo, estimar el coste de alcanzar eso que queremos y compararlo con los beneficios que alcanzaríamos. Estos tiempos de reflexión, en lo ideal deberían estar estructurados, por ejemplo de la manera siguiente:

  • al menos 4-5 horas al mes, seguidas, en un entorno tranquilo y a ser posible alejados de nuestro entorno habitual de trabajo (igual es el momento de acercarte a alguna casa rural o visitar los picos de Europa ;-), para reflexionar sobre qué queremos/necesitamos en el medio/largo plazo y realizar una valoración aunque sea aproximada de si los beneficios de alcanzar los objetivos pueden o no superar a los costes. Esto último es fundamental, porque en ocasiones pasa que alcanzas una meta que te habías planteado pero en el fondo te das cuenta que, con todo lo que te has dejado en el camino, al final no te ha compensado, y que hubiera sido mejor seguir un curso de acción diferente
  • al menos 2-3 horas por semana, no necesariamente seguidas (puede ser una hora los lunes, miércoles y viernes), para enfocarnos sobre los asuntos fundamentales a resolver durante la semana
  • al menos 10-15 mins por día, mejor seguidos y a primera hora, para enfocar la jornada y asegurarnos que tenemos claro lo que queremos conseguir hacer (o que se haga) ese día

Hazte con una agenda, ¡y úsala!

Otra forma de atacar el problema es, lo que comentaba el principio: utilizar una agenda. Piénsalo, si tanta gente (y como digo, normalmente exitosa) las utiliza… por algo será. Yo en concreto, en mis actividades profesionales tengo francamente una cierta dependencia de ella, hasta el punto de no saber muchas veces qué tengo que hacer por las mañanas hasta que le echo un vistazo rápido.

Usa una agenda para ser más eficiente

Usa una agenda para ser más eficiente

Ahora bien, utilizar una agenda no es fácil. Para hacer un buen uso de la agenda es fundamental, FUNDAMENTAL, ser extremadamente disciplinados. Hay que consultarla todos, TODOS, los días (al menos los laborables si la utilizas sólo para trabajo). Y hay que coger la costumbre de apuntar todo, TODO. Si solo apuntamos algunas o si solo la consultamos algunos días, la agenda no resolverá ninguno de nuestros problemas de organización.

¿Y qué tipo de agenda utilizar? Pues ahí ya es algo muy personal, como yo aún no he encontrado mi agenda ideal, prefiero simplemente daros dos recomendaciones muy genéricas: tiene que ser muy fácil de utilizar tanto para poner la información como para recuperar y la información debe poder viajar con vosotros en todo momento.

Revertir el tiempo de intermediación

Identifica claramente todas aquellas tareas que se llevan tu tiempo y no requieren verdaderamente que seas tú mismo quien te encargues. Valora qué te aporta hacer tú todo eso y contrata o paga a alguien o alguna empresa (por si no lo sabes hay empresas que proponen secretarias virtuales que te dedican X horas a la semana) que se encargue de hacer todo lo que no te aporte nada. Desde mi punto de vista solo hay dos razones que pueden justificar ese tiempo perdido: el coste que te ahorras respecto a encargárselo a otro o que no te fíes de que otra persona lo pueda hacer igual de bien que tú. Examinemos estos factores en detalle.

Antes te hablaba de que las empresas y la Administración están empleando la estrategia de que los usuarios/consumidores nos ocupemos de una parte del trabajo que antes hacían su personal. De esta manera logran bajar los costes de lo que ofrecen porque potencialmente se pueden ahorrar empleados, oficinas, equipos, etc. Sin embargo, en este caso como en tantos otros, el coste no se crea ni se destruye, simplemente pasa de ser asumido por las empresas (y luego repercutido en el coste) a ser asumido por el usuario o consumidor en forma de tiempo de intermediación. Sin embargo, párate a pensar, ¿cuanto vale tu tiempo? Si tú logras liberar a la semana 8 horas y las empleas en tareas más productivas como conseguir nuevos clientes, nuevos contratos, mejores márgenes en tus actividades o mayores ahorres de costes en tus materiales de partida… ¿verdaderamente no te compensa dedicar una parte de esos nuevos ingresos a pagar a alguien que se ocupe de las cosas que tu hacías antes en esas operaciones de intermediación? Porque hay cosas, como sacar billetes de tren o avión, o reservar hoteles, o buscar información en internet, o tantas y tantas otras que prácticamente puede hacer cualquiera. Sin embargo, encontrar nuevos clientes para tu empresa sólo lo puedes hacer tú.

Respecto a que nadie hace el trabajo como tú, con la misma atención a los detalles, bueno, es verdad, a mi también me pasa. Siempre tengo esa sensación. Pero incluso en el peor de los casos: si eso es cierto y no encuentras a nadie que haga las cosas tan bien como tú, ¿no serás al menos capaz de encontrar a alguien que no lo haga tan mal y que la diferencia de calidad sea tan pequeña que pueda ser compensada con las nuevas ganancias gracias al tiempo que liberas?

Bueno, es evidente que estas preguntas no tienen respuestas fáciles ni mucho menos universales. Cada uno debe hacérselas y tratar de responderlas siendo sincero consigo mismo. Pero simplemente, pararse a pensar en estos temas ya tiene un valor por sí mismo. Y te aseguro que si eres capaz de detener la inercia y tomar decisiones que optimicen el uso de tu tiempo vas a ver recompensados tus esfuerzos ampliamente.

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